CIERRE DEL EJERCICIO: ASPECTO FINANCIERO, CONTABLE- FISCAL Y DE SEGURIDAD SOCIAL Y NÓMINAS.
El cierre del ejercicio es el proceso mediante el cual se analizan, concilian y en su caso se ajustan las cuentas anuales de una empresa dentro de un año, que coincide generalmente con el año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre). Esto permite determinar el resultado final del ejercicio, es decir, se determina si la empresa ha obtenido ganancias o pérdidas.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que existen buenas prácticas que buscan prevenir y mitigar riesgos así como ahorrar costos o bien cumplir con ciertas obligaciones estipuladas en leyes específicas. En este artículo se abordan algunas prácticas en diversos ámbitos dentro de la empresa; se mencionan de manera separada para mejor entendimiento.
Aspecto Financiero
Este ámbito es revisar tus procesos de control interno, administración y finanzas de tu empresa, puede ser llevado en un sistema integral de administración o en hojas de cálculo según la necesidad de cada empresa; estos puntos a revisar son:
- Presupuestos del próximo año. Es una muy buena práctica poco utilizada por pequeñas y medianas empresas, establecer números proyectados en base al comportamiento de ventas (ingresos) y gastos (egresos); esto con el fin de facilitar la toma de decisiones durante el año. A manera de ejemplo, sin un presupuesto de obra, no sería posible iniciar, desarrollar y concretar una construcción; en este sentido, se debe ver el año de un negocio como una construcción para estar protegido de posibles imprevistos y de los meses en que hay bajo ingreso.
- Comparación de resultados contra lo presupuestado. Si el año pasado se cuenta con un presupuesto, es ideal comparar lo presupuestado contra lo real con el fin de identificar diferencias y la explicación de dichas diferencias.
- Revisión e interpretación de los 4 estados financieros básicos: Estado de Posición Financiera (balance), Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Cambio en el Capital Contable. Leerlos e interpretarlos de manera conjunta es la mejor forma en que un negocio puede hablarle a los dueños.
- Fijar precios de venta en relación a los costos proyectados. Cada año, todo aumenta en costo: nóminas, seguridad social, productos de materia prima, etc. Estos incrementos disminuirán la utilidad generada en el año y puede llevar a problemas de flujo de efectivo si no hay una correcta determinación de precios de venta que incluya costos variables, costo fijos y márgen de utilidad.
- Revisión de las cuentas por cobrar. Cuentas generadas por dar crédito en las ventas o bien por préstamos, deben revisarse para identificar antigüedad de saldo, identificar la viabilidad de cobro y en su caso ejercer la cobranza con mayor presión. En caso de que la cuenta se considere incobrable es recomendable establecer políticas de depuración y control.
- Revisión y evaluación de las propiedades planta y equipo (activos fijos). En este punto en particular, es necesario hacer un conteo físico y una revisión del estado de dichos activos con el fin de percatarse del estado en el que se encuentra y su existencia física, así mismo es importante revisar los mantenimientos efectuados a cada equipo durante el ejercicio para valorar costo beneficio.
- Control de cuentas por pagar. En caso de no contar con el control de cuentas por pagar se recomienda llevarlo en una hoja de cálculo con: plazo de vencimiento, proveedor, deuda parcial y total. En caso de ya contar con dicho control se recomienda revisar si sigue siendo útil a las necesidades de la empresa, de lo contrario hacer las mejoras correspondientes.
- Reunión de socios o involucrados en la operación y administración de la empresa para definir el rumbo del negocio el próximo año. Con base en la experiencia, tendencias de mercado, comportamiento de la economía y el análisis de los resultados obtenidos y controles establecidos es necesario tomar decisiones que aseguren la sostenibilidad de la empresa. Cómo son: el incremento de los precios de ventas, compactar costos, negociar deudas, mejorar el producto, expandir mercado, etc.
Continuación…