¿Cómo demostrar ante la autoridad la veracidad del gasto?
Tener una factura ya no garantiza una deducción para efectos fiscales tampoco el acreditamiento del IVA. Cada vez con mayor frecuencia, la autoridad fiscal exige algo más: demostrar que la operación realmente ocurrió.
PRODECON ha señalado repetidamente que, para materializar las operaciones y asegurar la deducibilidad de gastos o acreditamiento de IVA, no basta con contar con el CFDI (factura electrónica) y el pago bancario. La materialidad se acredita mediante un expediente integral de documentación física y digital que demuestre el “qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué” de la operación.
Desde el 01 de enero de 2014 la factura electrónica (CFDI) se volvió obligatoria para todos los contribuyentes, derivado de tres motivos estructurales definidos por la autoridad fiscal:
- Combatir la evasión y el uso de facturas apócrifas. Antes, no se sabía con exactitud quién facturaba, cuándo, a quién, el monto real.
- Controlar el flujo completo del IVA. Anteriormente se acreditaba con papeles, no había cruces automáticos esto ocasionando devoluciones de impuestos infladas, acreditamientos indebidos y reducciones de IVA causado.
- Digitalizar y automatizar la fiscalización. Permitió menos auditorías presenciales y se convirtió más en gestiones de persuasión administrativa con menor costo: cartas invitación, comunicados informativos, rechazo automático de devoluciones, etc.
La factura electrónica es un requisito indispensable, pero no constituye por sí sola una prueba jurídica plena de la materialidad de una operación. Es una herramienta de control fiscal, no de defensa del contribuyente, por eso, la factura sólo acredita la existencia del comprobante, pero no acredita la materialidad (la cual se define como la existencia real de una operación), esto no es contradictorio, es congruente con su origen.
A lo largo de los años, se ha ido modificando los requisitos de la facturación electrónica, validando y exigiendo datos indispensables para los cruces de información de la autoridad fiscal, y a su vez, cambios cruciales en las leyes fiscales que identifican cuándo una operación pudiera no ser real.
El objetivo de la autoridad fiscal es claro y van al fondo con las siguientes preguntas:
- ¿Dónde se llevó a cabo la operación? (La factura sólo muestra el código postal registrado en el SAT del emisor y receptor)
- ¿Cuándo ocurrió realmente la operación? (La factura tiene la fecha en que se timbró)
- ¿Cómo y Por qué se ejecutó la operación? (La factura sólo dice qué se realizó)
- ¿Quién prestó materialmente el servicio? (La factura viene datos de un emisor, la autoridad requiere saber si lo realizó por cuenta propia o a través de trabajadores)
Las consecuencias de no demostrar que una operación fue real son:
- Negación de deducciones
- Rechazo del acreditamiento del IVA
- Determinación de multas y recargos
- Presunción de operaciones simuladas con implicaciones fiscales y penales
Para poder solventar esta exigencia de la autoridad, se sugieren los siguientes pasos:
- Debida diligencia del proveedor: Evalúe a su proveedor, opinión de cumplimiento ante SAT, IMSS e INFONAVIT, reputación comercial, referencias, estados financieros, página de internet.
- Documentación contractual y comercial. Use contratos, cotizaciones, correos. Específicamente que quede claro: ¿Qué se va a hacer? ¿Cuándo se va a hacer? ¿Cómo se va a realizar? y ¿Cuál es el monto y la forma de pago?.
- Evidencia de ejecución y materialidad. Pida reportes de avance por escrito (mayormente si se trata de servicios o bienes intangibles), puede ser en conversaciones por redes sociales o por correo electrónico, orden de entrada a almacén, fotos del servicio y/o material recibido.
- La forma de pago. Trate de pagar siempre con transferencia desde la cuenta de la empresa, poner un concepto claro en la transferencia y una referencia a la factura y el contrato.
Estas sugerencias son buenas alternativas de gestión de control interno que además ayudarán a gestionar mejor a sus proveedores, tener un control más sano de sus finanzas, operar con mayor certeza jurídica.
La tranquilidad fiscal no se obtiene únicamente con una factura, sino con el orden, la transparencia y la documentación integral de las operaciones diarias. En materia fiscal, la mejor estrategia sigue siendo la prevención.
RSA CONTADORES
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