El cumplimiento normativo en una empresa es el conjunto de acciones y procesos que tienen como objetivo garantizar que la empresa cumple con todas las leyes y regulaciones aplicables a la sociedad, en relación al capital su principal función es asegurar el cumplimiento de las normas y regulaciones establecidas para garantizar la protección del capital de las empresas. Es común que este cumplimiento se delegue a personas externas a la sociedad con el propósito de que se tenga una independencia de criterio y no exista conflicto de intereses dentro de la sociedad.
Algunas de las actividades que deben ser realizadas por el o los responsables del cumplimiento son:
- Hacer cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM).
- Vigilar las operaciones claves de la sociedad referente al capital (aportaciones, financiamientos, repartos, etc.), así como verificar su correcto registro.
- Solicitar a la administración reportes mensuales de la situación financiera de la empresa y los estados de resultados.
- Emitir informes y opiniones sobre la situación financiera y contable de la empresa.
- Prevenir, detectar e informar al Consejo de Administración sobre posibles irregularidades o actividades ilegales en las operaciones.
- Organizar, llevar minuta y formalizar las reuniones ordinarias y extraordinarias del consejo de administración y de la asamblea de accionistas conforme a la LGSM.
La Ley General de Sociedades Mercantiles exige el cumplimiento de ciertas obligaciones en toda sociedad para el correcto registro y control del capital social y contable, las más relevantes:
- Formalidad de la tenencia accionaria, (emisión de acciones y respaldo constitutivo).
- Llevar el libro de registro de socios o de acciones (movimientos de capital).
- Llevar el libro de registro de actas.
- Crear las reservas conforme a la LGSM.
- Cumplir con las reglas para el reparto de utilidades de los accionistas.
- Cumplir con el protocolo de aumento o disminución de capital.
- Reunirse por lo menos una vez al año a más tardar el 30 de abril de cada año, para rendir los informes que indica la LGSM, quedando en acta de asamblea.
De manera particular las Sociedades Anónimas en la Asamblea de accionistas celebrada por lo menos una vez al año, deberán informar sobre la situación financiera de la sociedad incluyendo por lo menos:
- Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio.
- Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio.
- Un estado que muestre los cambios en la situación financiera durante el ejercicio.
- Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social, acaecidos durante el ejercicio.
- Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores.
- Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes.
- Un informe en que declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera.
- Además se agregará el informe de los comisarios a que se refiere la fracción IV del artículo 166 de la LGSM.
Es usual observar la falta de cumplimiento del aspecto legal del capital en las sociedades, sin embargo más allá de evitar posibles sanciones, es considerar un área de oportunidad al regular y dar la formalidad requerida que nos ayudará a tener información clara y precisa para la toma de decisiones, además de tener los elementos necesarios para los cambios dentro de la estructura de la sociedad.
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