La Firma Electrónica data a partir del 2003 y desde su primera aparición ha evolucionado en distintos aspectos, el más conocido es porque ha tenido diversos nombres desde “Tu firma” “FIEL” y actualmente “e. Firma”; en lo sucesivo referenciada como “FIEL” como comúnmente se le conoce.
Su uso cada vez reafirma más su importancia; a raíz de los cambios fiscales en 2022 ha sido un tema de gran interés para un gran número de personas por la obligatoriedad en la realización de varios trámites.
El gobierno mexicano define la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) como un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico (seguro y cifrado), cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de éste, teniendo la validez de una firma autógrafa (artículo 17-D CFF).
Su diseño se basa en estándares internacionales de infraestructura de claves públicas PKI (por sus siglas en inglés ( Public Key Infrastructure), en donde se utilizan dos claves o llaves para el envío de mensajes:
- La “llave o clave privada” que únicamente es conocida por el titular de la FIEL, que sirve para cifrar datos; y
- La “llave o clave pública”, disponible en Internet para consulta de todos los usuarios de servicios electrónicos, con la que se descifran datos. En términos computacionales es imposible descifrar un mensaje utilizando una llave que no corresponda.
Requisitos para tramitar la FIEL
La FIEL se tramita en cualquier oficina del SAT, hay 158 módulos en todo México y los requisitos son:
- Estar dado de alta en el SAT.
- Presentar los siguientes documentos en original y copia:
- Identificación oficial.
- Acta de nacimiento o CURP.
- Comprobante de domicilio (recibo de agua, energía eléctrica, estados de cuenta a nombre del contribuyente, internet, contrato de arrendamiento, entre otros).
- En caso de extranjeros, documentos migratorios vigentes.
- Dispositivo de memoria como una USB.
Es importante tomar en cuenta que se recaban datos biométricos para generar este documento como son huellas dactilares, fotografía de rostro, firma autógrafa y documentos requeridos según sea el caso.
Vigencia y motivos de cancelación
La vigencia de la FIEL es de cuatro años a partir de la fecha de expedición, pudiendo renovarse constantemente a través de internet en la página www.sat.gob.mx siempre y cuando sea antes de su caducidad (4 años). De lo contrario se deberá generar una cita para ser atendido en las oficinas del SAT para su renovación.
Las personas físicas mayores de edad, podrán solicitar la renovación de la FIEL cuando el certificado haya perdido su vigencia dentro del año previo a la solicitud correspondiente, siempre y cuando obtengan la autorización de renovación a través del servicio satid.sat.gob.mx , (ficha trámite 313/CFF Regla 2.2.14 RMF).
Las personas morales podrán solicitar la renovación de la FIEL cuando el certificado haya perdido su vigencia dentro del año previo a la solicitud correspondiente, siempre y cuando el representante legal que haya tramitado el certificado caduco sea el mismo y cuente con la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) activo, trámite que se podrá realizar a través del portal SAT (ficha trámite 306/CFF Regla 2.2.21 RMF).
Los certificados que emita el Servicio de Administración Tributaria quedarán sin efectos cuando:
- Transcurra el plazo de vigencia del certificado.
- Lo solicite el firmante.
- Fallezca la persona física titular del certificado. En este caso la revocación deberá solicitarse por un tercero legalmente autorizado, quien deberá acompañar el acta de defunción correspondiente.
- Lo ordene una resolución judicial o administrativa.
- Cuando se ponga en riesgo la confidencialidad de los datos de FIEL del SAT (revocación).
- Se disuelvan, liquiden o extingan las sociedades, asociaciones y demás personas morales. En este caso, serán los liquidadores quienes presenten la solicitud correspondiente.
- La sociedad escindente o la sociedad fusionada desaparezca con motivo de la escisión o fusión, respectivamente.
- Cuando se compruebe que al momento de su expedición, el certificado no cumplió los requisitos legales, situación que no afectará los derechos de terceros de buena fe.
Uso de la FIEL
En México el uso de la FIEL te permite realizar trámites y servicios por internet en el SAT, así como en otras Dependencias, Entidades Federativas, Municipios y la iniciativa privada entre los que destacan:
- Alta en el RFC.
- Expedición de comprobantes fiscales.
- Cambio de domicilio fiscal.
- Generación de sellos digitales para diversos trámites del sat..
- Solicitud de saldos a saldos a favor o pago de lo indebido.
- Presentación de la declaración anual y mensual.
- Trámites relacionados en materia de seguridad social.
- Trámites al Infonavit.
- Padrón de importadores.
- Presentación declaración patrimonial.
- Avisos relacionados con la ley de lavado de dinero.
- Trámites ante la secretaría de economía como son los apoyos a las microempresas.
- Trámites bancarios.
- Otros trámites de gobierno.
Implementación en otros países
Las Administraciones Tributarias afiliadas al “Subgrupo de Servicios Electrónicos” de la Organización para la Cooperación del Desarrollo Económico (OCDE), que actualmente hacen uso de firmas electrónicas para la presentación de declaraciones y trámites diversos son: Corea, Dinamarca, Eslovaquia, España, Estados Unidos, Finlandia, Francia, Holanda, Hungría, Irlanda, Islandia, Italia, Japón, Suecia y Turquía.
Recomendaciones
- Este nuevo instrumento es tan seguro como la firma autógrafa por lo que se recomienda contar con ella. Ahorra tiempo, movilidad y emisión de documentos en papel al tener validez jurídica en documentos oficiales, notariales, administrativos o judiciales.
- Llevar un control estricto de las personas que tienen acceso a los archivos (certificado) y llave privada (contraseña) para su uso; no deslinda responsabilidad del propietario el mal uso de la misma.
- Si por algún motivo se proporcionaran a personas ajenas para la gestión de proyectos se sugiere que al término de estos se generen nuevos archivos y cambios de contraseñas.
- No usar la misma contraseña por un tiempo prolongado.
- Firmar una carta responsiva y asegurarse que éstos no cederán las contraseñas a alguien más y concientizarlos en su uso.
- Revocar los certificados cuando se cambie de contador o cualquier otro consultor que haya tenido acceso a los archivos.
- Renovar la firma electrónica antes de su caducidad (4 años) para realizar el trámite a través de www.sat.gob.mx.
Esta información es opinión personal, no constituye una asesoría personal sino criterios que pudieran ser ajenos a los criterios de las autoridades fiscales o judiciales mexicanas. El autor no se hace responsable del uso que otro usuario pudiera dar o tener.