Siendo el Recurso Humano fundamental en la mayoría de las empresas, es conveniente revisar las formas de trabajar en busca de lograr la eficacia y eficiencia en cada una de las personas que colaboran en nuestras empresas para alcanzar la máxima productividad.
Es de utilidad saber si nuestros objetivos como empresarios pueden conectarse con las ambiciones del colaborador y viceversa, mientras más sepas lo que espera la otra parte más fácil será negociar un acuerdo que tome en cuenta los intereses de ambos. Esto sin lugar a dudas llevará tanto a colaboradores como a empresarios al juego de la negociación de ganar- ganar.
Resumimos algunas recomendaciones que se han recopilado de diferentes autores que ayudan en gran medida no solo para alcanzar altos rendimientos productivos sino también a mantener ambientes laborales saludables.
1.- PREPARA TU ZONA DE TRABAJO
Espacio limpio, sin distracciones, buena luz, sin ruido (si estas en área ruidosa utiliza audífonos con música instrumental), ventilación adecuada, si se escucha música la recomendación es sin letra. Los útiles de trabajo deben estar organizados y tener un lugar específico, en área de trabajo dejar solo lo necesario para su realización.
Orden en espacio de trabajo, lo recomendable es ordenar por segmentos y si se trata de algo que no se utilizará pronto, es mejor archivarlo. Tareas concluidas cierra y archiva física o digital.
2.- ORGANIZA, PLANIFICA Y EVALÚA TU TRABAJO
Todos los días ponte una o dos tareas que las concluyas totalmente.
Cerrar el día planificando el día siguiente y evaluar los resultados del día. Por día sacar tareas que mentalmente desenfocan, que resolverlas den tranquilidad y permiten ser más creativos.
3.- CONSULTAS EXPRESS
Tener a la mano apuntes, guías o instrucciones que sirvan a solucionar dudas en la realización de las tareas ayuda a eliminar tiempos improductivos
4.- SEGMENTAR LAS TAREAS
Segmenta e identifica tu trabajo de acuerdo a la importancia y urgencia en:
a) Urgente e Importante (debe hacerse a la brevedad posible y requiere supervisión si lo delegas)
b) Urgente pero No importante (Delega su realización, cerciórate que se haya realizado)
c) No urgente pero importante (busca el tiempo oportuno sin darle muchas largas a su realización)
d) No Urgente y No importante (comúnmente son distractores que te sacan de la rutina, realiza lo estrictamente indispensable)
5.- TAREAS URGENTES E IMPORTANTES
Se recomienda iniciar y concluir las que requieren menor tiempo, en la medida que vayas sacando cada una existe mayor motivación y tranquilidad en lograr terminar todas.
6.-TRABAJA POR BLOQUES
Identifica tu trabajo y ponte rutinas por bloques, varía lo estrictamente indispensable. No permitas distraerte o desviarte de bloque en bloque.
7.- ELIMINAR DISTRACCIONES O INTERRUPTORES
Declara horas claves donde te enfoques a tareas de mayor atención (comúnmente son las No urgentes pero Importantes y se postergan con frecuencia hasta que llega la urgencia o nunca se realizan dejan pasar oportunidades de mejoras). No permitas distracciones o interrupciones aun cuando sean asuntos laborales.
8.- MANTENER EL ENFOQUE
Mantener el Foco (atención) a lo que es estrictamente Profesional e Importante. Dejar de lado durante horarios de trabajo aspectos personales, familiares y de distracción social, eliminar el uso de redes sociales.
9.- USO DE TELÉFONO
El teléfono para asuntos personales solo se usa en asuntos urgentes.
Las llamadas en relación al trabajo con clientes, proveedores, colaboradores, etc. deben ser cordiales y concretas.
Si hay acuerdos termina la llamada puntualizando o repitiendo los acuerdos tomados, en caso que dichos acuerdos sean importantes envíalos de forma resumida por escrito a través del medio que más se facilite con copia para el jefe inmediato o a todos los interesados en su caso.
10.- APLICAR RUTINAS
Mantener rutinas sanas, estableciendo horarios para actividades y lugares específicos, respeta tus rutinas constantemente.
11.- ALIMENTACIÓN
Evitar alimentos estimulantes (café, harinas, azúcar, bebidas endulzadas, etc.) estimulan momentáneamente sin embargo luego dan un bajón en actividades y atención. Debe evitarse el lleno absoluto, sobrecarga de alimentos.
12.- TAREAS EXTENSAS Y AGOTADORAS
En ocasiones por la urgencias será necesario trabajar en tareas que requieren un poco más de esfuerzo, si aún aplicando el enfoque y eliminando distractores se requiere laborar un poco más, para mitigar el cansancio y refrescar ideas es bueno despejar un poco la mente. Hacer un pequeño estiramiento, tomar agua, platicar sobre otro tema unos cuantos minutos te relajará; muchos errores se cometen cuando ya tenemos la mente cerrada.
13.- AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
Automatizar procesos y disminuir al mínimo posible las herramientas de trabajo, permite concentrar la mayor parte de actividades en un solo lugar y optimiza en gran medida el tiempo.
14.- REUNIONES PRODUCTIVAS
a) Puntualidad, debe iniciarse en tiempo acordado
b) Enfoque claro y preciso llevando orden del día
c) Tiempo efectivo, las reuniones deben acortarse tanto sea posible.
d) Prepara la información con tiempo de anticipación a la reunión, en su caso.
e) La información debe ser clara y precisa, comúnmente responden a las preguntas: cómo, cuándo, dónde, quién, por qué.
f) Busca soluciones no justificaciones o culpables
g) Es válido estar en desacuerdo sobre algún punto en particular, respeta la opinión del otro y haz valer tu opinión con fundamentos y propuesta de soluciones.
h) No supongas, investiga y habla solo la verdad.
i) Levantar minuta con puntos tratados y compromisos acordados con responsable y fecha de cumplimiento.
La disciplina y constancia en la adaptación para mejorar las formas de trabajar depende en gran medida de la disponibilidad de todos los integrantes de la organización sin distinción de jerarquías. El empresario busca la sustentabilidad y rentabilidad de la organización y el colaborador mantener su fuente de ingreso y mejorar su calidad de vida. ¡Ganemos todos!.
RSA CONTADORES
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