Más allá de la optimización fiscal inmediata, la decisión más sólida para proteger la empresa y el patrimonio ante las autoridades recaudadoras consiste en la prevención. Estructurar, revisar, respaldar documentalmente y proteger los activos antes de que se inicien procesos de fiscalización es la clave de la rentabilidad a corto y largo plazo.
Frente a una autoridad fiscal cada vez más automatizada, el enfoque para las empresas no está en eludir el radar del SAT, sino en la capacidad de demostrar la sustancia económica de sus operaciones, su existencia, veracidad y realidad.
Una revisión fiscal anticipada, es decir preventiva, permite ordenar la casa antes de recibir al invitado no deseado “la autoridad”. No se trata de pagar más, sino de cumplir correctamente, erradicar contingencias y blindar el patrimonio de los socios.
Frentes indispensables de una revisión preventiva
La solución no se improvisa el día de la contingencia, se construye antes combinando cuatro elementos: cumplimiento fiscal, sustancia económica, planeación legal y visión a largo plazo. Por el contrario, la falta de prevención, la falta de documentación y la falta de estrategia terminarán en la mayoría de los casos favoreciendo a la autoridad.
Sugerimos para una revisión preventiva cubrir por lo menos cinco frentes:
- Conciliación mensual. CFDI emitidos y recibidos contra declaraciones (ISR, IVA, nómina y complementos). Corregir o documentar en su caso la discrepancia.
- Materialidad de cada operación. Contrato, entregables, reportes, órdenes de compra, bitácoras y comprobantes que demuestren que el gasto fue real, necesario y vinculado a tu actividad. Revisa con mayor firmeza, operaciones de montos relevantes e inusuales, los servicios, las asesorías, así mismo operaciones entre partes relacionadas y empresas del mismo grupo.
- Deducciones a prueba de revisión.
- De fondo: deben ser estrictamente indispensables para realizar las actividades de la empresa, que tengan razón de negocios (sirva para aumentar ingresos o disminuir costos) y se cuente con la materialidad.
- De forma: cumplir los requisitos del CFDI, con IVA desglosado en forma expresa y por separado, que cuente con debido registro contable y que hayan sido pagados a través del sistema financiero.
- Proveedores. Monitoreo de proveedores críticos (los llamados de la lista negra emitida por el SAT), se recomienda tener protocolo de reacción ante el plazo de 30 días para corregir el efecto de la deducción de un CFDI emitido por este tipo de proveedores, so pena de suspensión de la facturación.
- Partes relacionadas y grupo. Cuidar que se dé bajo las siguientes condiciones: exista la Razón de Negocio, sea pactado precio razonable o de mercado, exista el contrato y el soporte contable-documental que confirme la realidad en cada operación intragrupo (existente, veraz y real).
El sustento legal detrás de la estrategia
Detrás de cada revisión hay un sustento legal que conviene conocer y vigilar:
- Razón de negocios (Art. 5-A CFF) y criterios para el cumplimiento fiscal.
- Residencia fiscal (Art. 9 CFF) y domicilio fiscal (Art. 10 CFF).
- Restricción y cancelación del CSD (Art. 17-H y 17-H Bis CFF): el riesgo que para muchas empresas es peor que cualquier multa, porque les impide facturar.
- Infracciones por incumplimiento (Artículos 79, 81 y 83 del CFF), así como la importancia de las Normas de Información Financiera en materia fiscal.
- Facultades de Gestión y de Comprobación de la autoridad (Art. 33-IV y 42).
- Evitar que se determinen ingresos y el valor de los actos o actividades de manera presunta (Art 55 CFF)
- Inmovilización de cuentas bancarias (Art. 156 Bis).
El riesgo más alto: el patrimonio de los dueños
El reforzamiento de la responsabilidad solidaria de socios y administradores, por las obligaciones fiscales de la empresa ante la autoridad, deja en condición vulnerable el patrimonio personal del empresario o administrador no solo el de la sociedad, aún cuando el incumplimiento derive de una obligación de la sociedad.
A ello se suma la recaracterización: el SAT puede reinterpretar las operaciones comerciales del contribuyente y retirar beneficios fiscales determinar créditos fiscales cuando las transacciones carecen de sustancia económica (finalidad del negocio) y razón de negocio (generar utilidad o disminuir costos).
¿Cómo disminuir el riesgo?
Para poder disminuir el riesgo y proteger el patrimonio de los empresarios debe atenderse: cumplimiento normativo fiscal y legal de forma absoluta, pruebas de actividad real (existe, es veraz y real), sustento en decisiones económicas (que tenga lógica de negocio), evidencia clara y accesible (soporte documental o trazabilidad), y protección ante auditorías.
El contador como asesor estratégico
El contador debe ser un asesor estratégico que ayuda a sus clientes en la toma de decisiones, buscando el crecimiento económico y al mismo tiempo la protección del capital y patrimonio del empresario mediante el cumplimiento y prevención . Trabajar en conjunto y tener una buena comunicación entre contador y empresario es indispensable para que el blindaje patrimonial sea efectivo: la información financiera y la lógica de negocio deben caminar en el mismo sentido.
Conclusión: Prevenir es proteger
El contribuyente moderno debe asumir tres verdades: la autoridad tiene más información que nunca, la improvisación fiscal ya no es viable y la protección patrimonial depende de la prevención y el cumplimiento. La clave no es pagar menos impuestos, sino proteger el patrimonio dentro de la legalidad, con estrategia, documentación y visión a largo plazo.
Es necesario visualizar el panorama completo de la información que tiene en su poder la autoridad. Este es el momento de hacer una revisión fiscal preventiva buscando pagar correctamente, evitar contingencias y proteger la continuidad de la empresa y, con ella, el patrimonio del empresario, sea persona física o moral.
RSA CONTADORES
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