El fraude es la acción contraria a la verdad y a la rectitud, que perjudica a una empresa o persona contra quien se comete; al ser una palabra fuerte que indica deslealtad, deshonra y falta de ética, los empresarios eligen hacer caso omiso y no establecer las medidas necesarias para disminuir el riesgo de fraude en su empresa.
Al leer la palabra fraude podríamos pensar que hay desfalcos de miles de pesos que generan pérdidas en las empresas, sin embargo, este mismo puede estar escondido en baja productividad, mal manejo de efectivo, nulos controles administrativos así como razones financieras no congruentes entre las comparaciones con años anteriores.
El fraude empresarial se puede llevar a cabo tanto desde dentro de la empresa (por trabajadores y/o socios) como desde fuera (clientes, proveedores, asesores, terceras personas). No respeta tamaño de empresa; así sea un pequeño abarrote donde se contrata a un trabajador, que bien podría dar más caro el producto de lo que realmente cuesta y quedarse con el margen de ganancia, como en una gran empresa donde tiene tantos procesos definidos, pudiendo tener personal que está usando indebidamente material o invirtiendo tiempo en actividades que no son óptimas para los fines de la empresa.
En México, el 90% de las empresas en México son familiares, de ese porcentaje, el 70% carece un gobierno corporativo que asegure la rendición de cuentas, la equidad y la transparencia en la relación de una empresa con sus todas las partes interesadas, carecen también de un sistemas de control interno que ayuden a prevenir el riesgos incluyendo el riesgo de fraude, esto puede llevar al estancamiento de la empresa e incluso al quiebre de la misma.
Al tratarse de una empresa familiar se elige confiar en las personas que colaboran y su buen juicio para llevar a la empresa a cumplir los objetivos que persigue la misma. Sin embargo, cada persona tiene una necesidad y busca un fin que puede no estar alineado con los objetivos de la empresa aun cuando este mismo venga del director general o del socio mayoritario; una mala administración o liderazgo puede llevar a la empresa a quebrar.
Los fraudes más comunes de las empresas son:
- Gastos inflados o ficticios e incluso mezclar gastos personales de los socios con los de la empresa.
- Malversación de fondos, esto incluye a un mal manejo de inventarios, herramientas, efectivo, activos fijos, cambio de registros, entre otros.
- Conflicto de interés. Ocultar información clave o preferir contratar a un proveedor por la amistad aun cuando dicha operación no tendrá beneficio económico futuro para la empresa y al contrario generará incremento en gastos.
- Mal rol de pagos. Un claro ejemplo es pagar proveedores que no se conoce qué producto o servicio dieron o si realmente era necesario, o pagar horas extras sin haberse laborado o pagos a trabajadores que no están dentro de la empresa.
Algunas consecuencias son:
- Incremento de costos y gastos, lo que puede conllevar a un incremento forzado a los precios de venta para tener los márgenes de utilidad deseados por los socios, o la disminución del margen de utilidad drásticamente.
- No poder realizar inversiones que lleven a un crecimiento de la empresa.
- Mala reputación de la empresa.
- Producir desequilibrio emocional en el personal, afectando tanto a la moral como a la eficiencia del mismo, lo que requiere de nuevos gastos para restaurarlo.
- Disminución en la productividad de los trabajadores.
- Pérdida de clientes.
- Estancamiento de la empresa.
Medidas para minimizar fraudes:
- Implementar controles operativos, administrativos y financieros.
- Supervisión y vigilancia de dichos controles.
- Auditorías internas o externas de procesos.
- Uso de tecnología con medidas informáticas.
- Solicitar informes de gestión o rendición de cuentas
- Hacer presupuestos y comprarlos con la realidad
- Llevar comparativas de periodos anteriores y razones financieras
- Establecer un gobierno corporativo
Es importante tener en cuenta que, el riesgo está en todas las empresas sin importar su dimensión. El impacto del fraude va directamente relacionado con la capacidad financiera que tenga la empresa, pudiendo ser desde una merma desapercibida que afecta los márgenes de utilidad hasta un quiebre definitivo de la empresa.
Establecer las medidas necesarias es un compromiso para garantizar el negocio en marcha, no se trata de ser desconfiados, sino de prevenir. Visualice su empresa como un árbol, el cual, su operación indica que tiene que regarlo periódicamente. Pero, ¿Qué lo exenta de que una persona quiera talar este árbol? O que ¿el empleado que contrató comience a cortar los frutos para llevarlos sin su consentimiento?
Estas preguntas no son fáciles de contestar, pero lo invito a preguntarse, ¿está su empresa preparada para identificar un posible fraude?
“Un incidente no es más que la punta del iceberg, una señal de un problema mucho mayor bajo la superficie”. – Don Brown
Esta información es opinión personal, no constituye una asesoría personal sino criterios que pudieran ser ajenos con los criterios de las autoridades fiscales o judiciales mexicanas. El autor no se hace responsable del uso que otro usuario pudiera dar o tener.